Rechtssichere E-Mail-Archivierung
Setzen Sie auf unseren Full-Managed-Service als sichere Lösung!
 Die E-Mail Archivierung ist für alle Unternehmen verpflichtend. Die Regelung hierzu hat der Gesetzgeber in mehreren Gesetzen verankert:
- Handelsgesetzbuch (HGB)
- Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
- Telekommunikationsgesetz (TKB)
- Aktiengesetz (AG)
- Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG)
- Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KontraG)
- Abgabenordnung (AO)
- GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)
Vielfältige allgemeine kaufmännische Sorgfaltspflicht etc.
- Basel II
Nach den §§ 238, 257 HGB besteht für Kaufleute die Verpflichtung, Handelsbriefe zu archivieren. Dazu zählen alle Schreiben sowie E-Mails, die dem Abschluss, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäfts dienen.
Der Gesetzgeber hat sich damit klar positioniert: Handelsbrief ist Handelsbrief, egal ob in elektronischer Form oder als klassisches Schriftstück auf Papier!
Der Paragraph § 147 der Aufbewahrungsordnung und die Paragraphen §§ 238, 239, 257 des Handelsgesetzbuch setzen einen engen Rahmen. E-Mails sind bis zu 10 Jahre aufbewahrungspflichtig - Revisionssicherheit und elektronische Auswertbarkeit sind zu gewährleisten.
 Unser innovatives und mit dem Innovationspreis 2009 ausgezeichnetes E-Mail Archiv bieten wir als Komplett-Lösung in unserem Rechenzentrum an. Unsere Kunden profitieren von Kosteneinsparung, da eine Investition in teure Hardware und Zeitaufwand für die Pflege entfallen. Eine Installation direkt vor Ort im Unternehmen mit entsprechender Hardware ist selbstverständlich ebenfalls möglich.
Dabei stehen Ihnen vielfältige Suchfunktionen zur Verfügung, um wichtige Informationen schnell und gezielt wieder zu finden. Das Archiv kann jederzeit mit Ihren Webbrowser aufgerufen werden ist daher unabhängig vom verwendeten Betriebssystem.
Hier die wesentlichen Vorteile des Systems:
| VERFÜGBAR |
Alle E-Mails sind in Ihrem Archiv sicher und verschlüsselt abgelegt und stehen jederzeit zur Verfügung – auch nach einem totalen Ausfall ihrer gesamten E-Mail Struktur. |
| WIEDERAUFFINDBAR |
Die standardmäßige chronologische Archivierung und die Möglichkeit zur Volltextsuche in allen gesendeten und empfangenen E-Mails lassen Sie stets den Überblick über Ihre Kommunikation behalten. |
| NACHVOLLZIEHBAR |
Vielfältige Suchoptionen nach Schlagworten, Datum, Absenderadresse, Empfänger, Betreffzeile und Nachrichtentext stellen sicher, dass Sie schnell und einfach wichtige Informationen zu jedem beliebigen Zeitpunkt wieder auffinden. |
| RECHTSSICHER |
E-Mails sind in ihrer originären Form zu archivieren. Ausdrucke oder ein PDF-Archiv stellen keinen ausreichenden Ersatz zur digitalen E-Mail Archivierung dar. Nur eine revisionssichere Archivierung gibt Ihnen Sicherheit. |
| WIEDERHERSTELLBAR |
Häufig erfordert das Wiederherstellen von verloren gegangenen E-Mails den Einsatz eines Administrators. Dadurch werden im Unternehmen Ressourcen gebunden, die sinnvoller an wichtigerer Stelle eingesetzt werden könnten. Jeder Benutzer kann kinderleicht seine archivierten E-Mails schnell selbst wiederherstellen. |
Unter der Schirmherrschaft des Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie wurde das E-Mail Archiv von Lintegra auf der CeBit 2009 ausgezeichnet und zählt somit zu den Top 20 Innovationen des Jahres 2009 für den Mittelstand. Besonders die einfache Integration und das Kosteneinsparungspotential dieser Lösung waren für die Fachjury ausschlaggebende Kriterien. Mail-Archiv setzt in diesem Bereich Maßstäbe!
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